ステップメールを使って訪問者との接点を増やし依頼のタイミング調整を図る

ウェブサイト制作のご依頼と並行して、ここ1、2年は税理士さん、社会保険労務士さん、行政書士さんなど、士業さんのステップメールの立ち上げにも携わらせていただく機会が増えています。そこで、今回はステップメールについて、その特徴や士業事務所で活用する利点について触れたいと思います。

ステップメールとは

ステップメール自体をご存知ない方もいらっしゃるかもしれませんが、予め5通とか10通とかメールの文面を作って配信システムにセットしておき、登録者がウェブサイトに配置したフォームからステップメールに登録した後に、予め設定した日ごとに設定した順番で(ステップで)メールが自動配信される仕組みのことです。

1度設定してしまえば、あとはメールの登録者が出るたびに設定したサイクルで自動発信を続けてくれるので、最初の手間さえ乗り越えてしまえば、後の負担がほとんどなく運用できるのがステップメールの長所の1つです。そしてステップメールは、配信のサイクルをたとえば1通目は登録直後に発信され、2通目は3日後、3通目は6日後など、客層や用途に応じて間隔を調整できる長所も大きいですね。

大手企業のメール配信などにもステップメールの仕組みが活用されていることは多いので、受け手としては利用したことがあるという士業さんも多いかもしれません。

士業ウェブサイトでのステップメール活用

このステップメールですが、士業さんのウェブサイトでもフォームを設置して運用することで、受任件数がかなりアップすることがあります。

前提として、ウェブサイトの訪問者は「そのときだけ」「たまたま」「短時間で」そのウェブサイトに訪れたに過ぎず、また周囲には競合事務所のウェブサイトが立ち並んでいることから、よほどの急ぎ案件ではない限りはその場で依頼を決断する(即決する)ことが少なくなっている環境があります。

ウェブサイト単体よりも手厚いフォローができる

上記のような環境において、ステップメールを用意して登録してもらうことにより、ごく短期的だった接点を長くすることができるため、訪問者に対するフォローが行いやすくなります。また、競合事務所のウェブサイトにステップメールが無い場合、自分の事務所だけ比較的長いスパンで見込み客との接点を得ることができるため、親近感や信頼感の構築にも効果が期待ができます。

文章だけであっても、士業さんの人柄、事務所の雰囲気をそこから感じてもらえるようにすることで、競合事務所より1歩2歩と受任に近づくことができるわけです。

※もちろん、用意するステップメールの文面が、それ相応の内容になっていないと意味がありません。単に士業さんの言いたいことだけ言う、「このサービスはこんなに凄いんですよ!」とか「ウチの事務所は格安価格!」とか、サービスだけ主張して相手の悩みに寄り添わないステップメールでは、チラシを無理矢理送りつけられているのとかわらなくなってしまいますから。

依頼のタイミングを調整する効果

そして接点を長く持つことができると、ウェブサイト訪問者の違ったタイミングにもアプローチできるようになります。これもまた、ステップメールの大きな特徴の一つですね。

何か困りごとが発生して士業さんのウェブサイトに訪問した人であっても、その段階で「すぐ相談したい」と思っているかといえば、そうじゃないこともまた多いです。たとえば仕事中の休憩時間に調べているとか、通勤時間に電車の中で調べているとか、その段階ではアクションを起こしにくいことも考えられます。そしてそもそも、訪問者がサイトに訪れた段階では「こういうことに困っている」という思いは頭にあるものの、「この悩みは士業さんに相談すれば解決できるのか」という考えまでは至っていない可能性も非常に高いのです。

そこでステップメールを間に挟むことによって、後日「この問題は士業さんが解決できる問題なのか。じゃ、1回相談してみようかな」というタイミングが発生したとき、そこにアプローチをかけることが容易になります。もちろん、ステップメールの組み立てによって、そう意識してもらうような流れを作ることも大事ですよ。

ステップメールと相性のよい業務、相性のよくない業務

手厚いフォローが可能で、士業さんや事務所の雰囲気も伝わりやすく、ここぞというタイミングにアプローチしやすいステップメール。受任率の向上に役立つことも多いので、取り組む価値のある営業方法ではありますが、だからといってどんな業務とも相性がよいわけでもありません。

これは想像すればすぐ分かるかと思いますが、「いますぐ!」と急いでいるお客さんの多い業務には、ステップメールはあまり向いていません。「全10回にわたって、役立つ情報が送信されますよー!」と呼びかけても、いますぐ、早急に問題を解決してもらいたい人の目には入らないからです。

また、その真逆で「いますぐ解決する必要はまったく無いんだけど、いつかは困りそうだなぁ」くらいのお客さんに対しても、考慮・検討するスパンがあまりに長い可能性があるため、効果が薄いことがあります。全何回などで配信が終了してしまうステップメールよりも、定期的にアプローチしつづけるメールマガジンのほうが、お客さんのタイミングに合わせやすいからです。

とはいえ、先にステップメールに登録してもらい、そのままメールマガジンも送られてくる流れを作れば、この問題は解決します。いわゆる「リスト取り」ができることも、ステップメールの長所の1つですから。

ということで、ステップメールを導入して比較的短期で効果がかたちになりやすいのは、「大至急!」でもなく「いつかは」でもなく、「そろそろなんとかしたい」「〇月までにはこういう状況になるから、こうしたい」など、ある程度具体的に動いている客層の多い業務になります。まだステップメールを活用したことがないという士業さんなら、このあたりから取り組まれると徒労に終わる可能性を低く抑えられるかと思います。

ステップメールを実際に活用するためには?

なるほど、じゃあウチの事務所でもステップメールを活用してみようかな。

そう思われた士業さんがステップメールを実際に使っていくためには、ウェブサイトと同様、まずは配信する仕組みを構築しなければなりません。ステップメールの仕組みは大きく2つに分類でき、1つめはレンタルブログなどと同じく、提供されているレンタルのサービス(ASP)にアカウントを作って配信を始めるタイプです。この方法は、比較的短期間かつ手間が少なく構築することが可能です。Gmailのアカウントを作って.gmailのメールを送受信するとか、アメブロにアカウントを作ってブログを更新するとか、そんなイメージで捉えていただければ概ね合ってます。

このタイプのステップメール配信を検討するときですが、各サービスによって配信数の上限や到達率、そして毎月の料金にかなりの差がありますから、よく比較検討しつつ自分の寺務所規模に応じたサービスを使うようにしてください。要は、大手企業も使うようなところは一斉に何万件配信とかを基準にしているため、月額料金もかなり高くなることがあるため、小規模の配信でそこそこの費用からスタートできるところを選ぼう、そういうことです。

ステップメール配信サービスは多々ありますが、士業さんで使われているというのをよく耳にするのはアスメルですね。

アスメル

私がステップメールの立ち上げに携わらせていただくことが多いのは、ベンチマークEメールです。イラストや写真を配置したHTML形式のステップメールが比較的簡単に作成できるので、士業さんの写真などを配置して親近感を持ってもらう活用にも向いています。あとベンチマークは無料トライアルのプランでもある程度使えるので、実際に触れてみてその後の利用を検討できるのがいいところ。

ベンチマークEメール

上記のように配信サービスにアカウントを作って(レンタル的に)ステップメールを利用する仕組みのほかに、2つめの配信方法として、ステップメールのシステムを自分のサーバーに導入して利用する仕組みもあります。こちらは、ウェブサイトでいえばレンタルサーバーを借りて、そこにWordPressなどのシステムを導入してブログやウェブの更新を行うようなイメージですね。

「その用途だけ」を考えては競合事務所との差が縮まりにくい

ステップメールは、最初に何通もメールを作って仕込まないといけないので、スタートのところが意外と手間がかかって大変です。が、1度配信の準備が完了してしまえば、あとは自動的に接客してくれるのでとても便利です。

日常の業務に忙しくて、普段はなかなかウェブサイトの更新まで手が回らないなという士業さんは、連休などでステップメールをいっきに仕込んでおくと、後々の集客が楽になるかもしれません。

で、最後にちょっと付け加えますが、「うちでもステップメールをやろう!」と思い立ったとき、ステップメールのことだけを考えてしまうと競合事務所との差が縮まりにくいです。何をするにも、「この仕組みを導入する上で、他に別の効果を持たせることはできないか」という視点は持っておくべき。

私が携わらせていただく場合、ステップメールを登録するためのバナーに使う写真などは、士業さんが講師としてホワイトボードの前に(にこやかに!)立っているものを利用することが多いです。これは単にステップメールを利用してもらうだけでなく、ついでに「この士業さんはセミナーなども行っていて、信頼できそう」というイメージを抱いてもらうためです。

ステップメールに関する記事の最後にこう書くのもアレですが、ステップメールなど情報発信を精力的に行っている雰囲気や、そこに掲載されている士業さんの写真を見ることで信頼してもらい依頼に繋がるなら、ステップメールに登録してもらわなくともオッケー。ステップメールはあくまで営業手段の1つに過ぎません。

「ステップメールを作ったぞ!」という満足感、達成感を得られても、それが依頼に繋がらなければ意味がありません。ウェブサイトの最終的な目的(士業さんの場合はもちろん「ご依頼」ですね)を常に念頭に置きつつ、1つ1つ組み上げていきましょう。

この記事をシェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

WAMO

士業のウェブサイト制作・活用アドバイザー。これまで制作に携わった士業ウェブサイトは、行政書士、司法書士、社会保険労務士、税理士、弁護士、建築士、土地家屋調査士等430件以上。神奈川県横浜市在住。
ウェブサイト:https://www.flow-web.jp/

関連記事


    http://wamomemo.tumblr.com/post/138714377170http://wamomemo.tumblr.com/post/138714348640http://wamomemo.tumblr.com/post/138194746705http://wamomemo.tumblr.com/post/136945567910

Feedlyで最新情報を確認

ページ上部へ戻る